求職面試 / 想請教物料管理的問題~~~懇求有經驗的人回答~~謝謝^^

之前去面試物管員一職~~因為是做面板的公司~~
主管問我說若今天面板有刮傷~~他要我做一份報告書~~
問我要如何處理~~因為我真的不懂~~所以回答的不好~
我是說要通知各部門工程師~~看看是那邊的流程或機台出問題~~並通知部門主管~~但是面試主管說不對~~
也就沒繼續說了~~
想請教有經驗的人~~到底該怎麼做呢??
謝謝回答^^