拜託請熟練於對外接待及洽談的水水們幫幫我~~

唉唷好挫敗喔......
最近當上了證券研究社的公關，在此次講座活動中要負責對講師的接待及洽談，但因為是第一次......所以老是覺得自己漏掉很多細節......而且很多事情總是要由別人提醒才想起來才去做......真覺得這次自己弄得好失敗喔......
所以想請問有當過公關的水水們......可不可以教我一些技巧及應該要注意的事項呢??
大感謝~